Microsoft lanza hoy una nueva versión de uno de sus softwares estrella: Office, su popular suite de ofimática, que ya tiene la friolera de 26 años. Los de Redmond afirman que ésta −que llega al mercado tanto mediante la tradicional compra de licencia como en su versión cloud, por suscripción, llamada Office 365− es más móvil, social, inteligente, personal y segura que nunca. “En Microsoft estamos reinventando la productividad personal y de las organizaciones”, afirmó en la presentación de la plataforma Pilar López, presidenta de Microsoft Ibérica.

Reinventar la productividad y los procesos empresariales (tanto a nivel personal como social), impulsar el modelo cloud y transformar la experiencia de los usuarios son, según la directiva, los grandes objetivos que se ha marcado la tecnológica desde que Satya Nadella tomó las riendas de la compañía en febrero de 2014. El lanzamiento de Windows 10, el nuevo sistema operativo de Microsoft, que llegó al mercado a finales de julio, “ha sido el gran primer paso en esta dirección”, según López. El siguiente, el de ahora, es Office 2016.

Móvil, social, inteligente y personal

La nueva versión de Office tiene, destacó la directiva, cuatro dimensiones: “Es móvil, social, inteligente y personal”. El hecho de que sea absolutamente multiplataforma (para PC y Mac) y multidispositivo, ofreciendo a su vez una experiencia de uso homogénea en ordenadores personales, tabletas o móviles, es su gran baza y en Microsoft lo saben. “Casi el 70% de las empresas dan a sus trabajadores dispositivos móviles en España. Hemos pasado a un mundo donde lo importante es la experiencia móvil desde cualquier lugar y en cualquier sitio”, afirmó López.

El nuevo Office también está pensado para “permitir un entorno de colaboración permanente”, de ahí que sea más social. “Es preciso pensar en escenarios de creación con personal de distintos países, pero también en otros, por ejemplo en el aula”. Precisamente uno de los usuarios de Office 365 es un colegio, el Julio Verne.

Como explicó Antonio Budía, responsable del negocio de Office en Microsoft, la nueva versión “hace más fácil el trabajo en grupo. Por ejemplo, permite trabajar en tiempo real sobre un mismo documento [en Word, Powerpoint u OneNote] y abrir conversaciones que giren sobre éste con herramientas de mensajería instantánea como Skype”, una aplicación que, por cierto, está totalmente integrada con el nuevo Office de modo que permite a los usuarios compartir pantalla y realizar videollamadas sin perder la vista del documento.

Además, siguiendo la tendencia del mercado de crear una informática cada vez más inteligente, Office también lo es. “Estamos pasando de un software que reacciona a uno que aprende del usuario y su contexto, y que es capaz de anticiparse a sus necesidades”, añadió López, quien incidió en que la forma de relacionarse con la tecnología será cada vez más natural. “No solo con el teclado y el ratón sino también con la interfaz táctil, la voz y los gestos. La idea es que el usuario no tenga que aprender a utilizar el software, que sea algo natural”. En esta línea, señaló Budía, se puede sacar mucho partido al nuevo Office con el recién estrenado sistema operativo Windows 10, que incluye el asistente personal Cortana. “Cortana trabaja por y para nosotros, nos permite hablar con el cliente de correo Outlook y realizar una integración más natural de la agenda”.

Respecto a Outlook, uno de los integrantes más destacados de Office (junto a Word, Powerpoint, Excel, OneNote, Project, Visio y Access, que también se actualizan bajo el paraguas de la nueva versión), éste incorpora, según los portavoces de Microsoft, “la bandeja de entrada más inteligente hasta la fecha”. Ésta posibilita realizar búsquedas de forma más rápida y mueve los correos que no son prioritarios de forma automática. Además, todos los destinatarios indicados en el campo ‘Para’ reciben de forma transparente los permisos para acceder de forma segura a los archivos que se envíen a través de la nube. “Dado que podemos mandar enlaces a los archivos que tengamos almacenados en la nube (Onedrive) siempre nos aseguramos que el otro usuario accede a la última versión del documento, además de ser una acción más segura”.

Foco en la seguridad

Precisamente la mayor seguridad de la nueva plataforma es otro de los aspectos más relevantes de ésta. Así, en su modalidad para Office 365 (la opción en la nube) incorpora una funcionalidad de prevención de pérdida de datos en Word, Powerpoint, Excel y Outlook y autenticación multifactor, que facilita el acceso seguro a contenidos cuando el profesional se encuentre fuera de la red corporativa. Además, para finales de este año llegará también Enterprise Data Protection, que permite compartir contenido de forma segura según las restricciones corporativas.

Office 2016 ya está disponible para su compra bajo licencia, aunque Pilar López reconoce que “la mejor forma de acceder al nuevo Office es a través de Office 365”, pues el modelo cloud de Microsoft integra más servicios como el sistema de almacenamiento Onedrive, Skype for Business, Delve, Yammer y las citadas funcionalidades de seguridad para el ámbito empresarial. Los usuarios que tengan contratado Office 365 podrán descargarse ya de forma manual las nuevas aplicaciones de Office 2016 como parte de sus suscripciones, aunque las actualizaciones automáticas llegarán a los suscriptores desde el próximo mes de octubre.

Ahora habrá que ver si con esta renovación la línea de ofimática aún predominante en el mercado compite con más fuerza con otras aterrizadas en los últimos años, unas propuestas que cada vez ganan más adeptos como es el caso de Google Apps for Work, que también se apalanca en la nube, pasando por otras como Libreoffice, basada en software libre.